Строки зберігання документів ФОП у 2026 році: коли можна знищити документи за 2015 рік

      Фізичним особам — підприємцям варто перевірити строки зберігання договорів, актів, накладних та інших первинних документів. У 2026 році частину документів за 2015 рік уже можна знищити, однак лише за дотримання визначених законодавством умов.

Скільки років ФОП має зберігати документи?

      За загальним правилом первинні документи, регістри та договори, пов’язані з обчисленням і сплатою податків та зборів, потрібно зберігати не менше 1095 днів (3 років).

      Для окремих документів встановлено довші строки. Зокрема, документи щодо контрольованих операцій, контрольованих іноземних компаній та деяких операцій із нерезидентами можуть зберігатися 2555 днів (7 років).

      Строк зберігання обчислюється з дня подання податкової або іншої звітності, для складання якої використовувалися відповідні документи. Якщо звітність не подавалася — відлік ведеться від граничного строку її подання.

Чи можна у 2026 році знищити документи за 2015 рік?

      Так, але не автоматично. Перед знищенням необхідно переконатися, що одночасно виконані всі необхідні умови:
закінчився мінімальний строк зберігання документів;

• сплив строк давності, протягом якого контролюючий орган може провести перевірку;
• документи не пов’язані з незавершеною перевіркою, судовим спором або кримінальним провадженням;
• документи не належать до категорій із тривалими строками зберігання, зокрема кадрових та зарплатних;
• проведено експертизу цінності документів та оформлено акт вилучення документів для знищення.

Водночас під час розрахунку строку давності необхідно враховувати період зупинення перебігу відповідних строків з 18 березня 2020 року до 31 липня 2023 року.

Чи обов’язково чекати на податкову перевірку?

      Ні. Після внесення змін до Переліку типових документів № 578/5 документи, щодо яких одночасно закінчився встановлений строк зберігання та строк давності проведення перевірки, можуть бути знищені навіть за відсутності проведеної документальної перевірки ДПС.

Проте перед цим потрібно провести експертизу їх цінності та оформити відповідний акт.

Які документи не можна просто знищити?

      Особливу увагу слід звернути на кадрові та зарплатні документи. Наприклад, особові рахунки працівників, а за їх відсутності — розрахунково-платіжні відомості щодо нарахування зарплати та виплат за цивільно-правовими договорами, можуть зберігатися до 75 років.

      Також не можна знищувати документи, які стосуються незавершеної перевірки, судового спору або кримінального провадження, до завершення відповідних процедур та спливу передбачених законодавством строків.

Висновок

      У 2026 році ФОП може провести ревізію архіву та визначити документи за 2015 рік, строк зберігання яких уже завершився. Але перед знищенням потрібно врахувати не лише загальний трирічний строк, а й строк давності податкової перевірки, можливе зупинення його перебігу та спеціальні строки для окремих видів документів.

Знищувати документи без попередньої експертизи цінності та оформлення відповідного акта не можна.

Джерело: ДЕБЕТ КРЕДИТ